حلول الفعاليات والمؤتمرات

فريق اتصال جاهز قبل
الفعالية وأثناءها وبعدها

كل فعالية ناجحة تحتاج إلى نقطة تواصل واضحة تساعد المشاركين والضيوف والعارضين على الوصول إلى المعلومات الصحيحة في الوقت المناسب. توفر ZONE 4 TEL فرق اتصال مؤقتة أو مخصصة لإدارة الاستفسارات والتسجيل والتأكيد والتذكير والمتابعة طوال دورة الحدث.

جهز فريق فعاليتك
اطلب دراسة تشغيل

دورة التواصل في الفعاليات

بعد الفعالية
تنفيذ الاستبيانات.
قياس رضا المشاركين.
متابعة الشهادات أو المواد.
تحديث قواعد البيانات.
إعداد تقرير التواصل.
إعادة التواصل للفعاليات القادمة.
أثناء الفعالية
دعم المشاركين.
توجيه الزوار.
الإجابة عن الأسئلة.
متابعة الحالات الخاصة.
توثيق الملاحظات.
دعم عمليات التسجيل.
قبل الفعالية
الإعلان والتسجيل.
استقبال الاستفسارات.
دعوة المشاركين.
تأكيد الحضور.
متابعة العارضين والرعاة.
تحديث بيانات الضيوف.
إرسال التذكيرات.

التسجيل وتحديث البيانات

الخدمات

تسجيل المشاركين.
التحقق من البيانات.
تحديث رقم الهاتف أو البريد.
تحديد فئة المشاركة.
تسجيل طلبات خاصة.
تحويل حالات الدفع.
متابعة التسجيلات غير المكتملة.
تصنيف المشاركين.
التسجيل وتحديث البيانات

استقبال استفسارات المشاركين

تشمل الخدمة

موعد الفعالية.
الموقع.
الفئات المستهدفة.
طريقة التسجيل.
الرسوم.
البرنامج.
المتحدثون.
ورش العمل.
شهادات الحضور.
مواقف السيارات.
وسائل الوصول.
الإقامة والضيافة عند توفرها.
سياسات الإلغاء أو الاستبدال.

التسجيل وتحديث البيانات

دعم العارضين والرعاة

الخدمات

استقبال استفسارات المشاركة.
توضيح الباقات المعتمدة.
تسجيل اهتمام الجهة.
جمع البيانات الأساسية.
حجز موعد مع فريق الرعايات أو المبيعات.
تأكيد استلام الملفات.
التذكير بالمواعيد النهائية.
تحويل الأسئلة التعاقدية إلى الجهة المختصة.
متابعة احتياجات العارضين التشغيلية.
لا يتولى فريق الاتصال التفاوض أو اعتماد الخصومات إلا ضمن صلاحيات مكتوبة.

دعوة الضيوف والفئات المستهدفة

الحملات الممكنة

دعوة أطباء أو متخصصين.
دعوة شركات.
دعوة إعلاميين و مستثمرين.
دعوة مشترين أو وكلاء.
دعوة شخصيات رسمية.
دعوة زوار سابقين.
تأكيد حضور المتحدثين.
متابعة قائمة كبار الضيوف وفق تعليمات المنظم.
يتم استخدام النصوص وقواعد البيانات المعتمدة من إدارة الحدث.

تأكيد الحضور والتذكير

التسجيل لا يعني الحضور دائمًا

الخدمات

الاتصال بالمشاركين المسجلين.
تأكيد الحضور.
تحديث حالة التسجيل.
إعادة تأكيد الموعد.
إرسال رسالة تذكير.
مشاركة الموقع أو التعليمات.
تسجيل الاعتذار.
تحديد الاحتياجات الخاصة.
تحديث قوائم الحضور.

الدعم أثناء الحدث

الخدمات الممكنة

الرد على المكالمات.
مساعدة الزوار في الوصول.
الإجابة عن تغييرات الجدول.
توجيه المشاركين إلى القاعات.
استقبال الملاحظات.
تصعيد الحالات العاجلة.
دعم التسجيل.
التواصل مع الفرق الميدانية.
يعتمد نطاق الدعم أثناء الحدث على ساعات التشغيل والقنوات والفريق المخصص.

إدارة واتساب للفعالية

تشمل الخدمة

الرد على الاستفسارات.
مشاركة رابط التسجيل.
إرسال الموقع.
إرسال البرنامج.
استقبال الوثائق.
متابعة التسجيل.
تحويل الحالات.
إرسال التعليمات.
تصنيف المحادثات.
حفظ سجل التواصل.

المتابعة بعد الفعالية

تشمل

ما الذي نحتاجه من العميل؟
استبيانات رضا المشاركين.
تقييم التنظيم.
تقييم المحتوى والمتحدثين.
قياس رضا العارضين.
جمع الملاحظات.
متابعة طلبات الشهادات.
إرسال معلومات الفعالية القادمة.
تحديث قاعدة البيانات.
تصنيف المهتمين المستقبليين.

التقارير

التقارير الممكنة

عدد الاتصالات الواردة والصادرة.
عدد المحادثات.
عدد التسجيلات.
عدد المشاركين المؤكدين.
عدد الاعتذارات.
نسبة نجاح التواصل.
الأسئلة الأكثر تكرارًا.
الحالات المحولة.
شكاوى وملاحظات المشاركين.
أداء موظفي الاتصال.
نتائج استبيان الرضا.
فرص تحسين الحدث القادم.

ما الذي نحتاجه من المنظم؟

اسم وهوية الفعالية.
الوحدات المتاحة.
البرنامج.
الفئات المستهدفة.
روابط ونماذج التسجيل.
الرسوم وسياسات الدفع.
الأسئلة المتكررة.
قوائم التواصل.
تصنيفات المشاركين.
معلومات العارضين والرعاة.
مسؤولو التصعيد.
النصوص المعتمدة.
ساعات التشغيل.
التقارير المطلوبة.

نماذج التشغيل

حملة اتصال قصيرة

مناسبة لدعوة المشاركين أو تأكيد الحضور خلال مدة محددة.

موظف مخصص

مناسب لفعالية صغيرة أو نقطة اتصال واحدة.

فريق مؤقت

مناسب للمؤتمرات والمعارض ذات حجم التسجيل المرتفع.

فريق متعدد القنوات

لإدارة المكالمات وواتساب والبريد أو التذاكر.

تشغيل كامل

يشمل الإعداد والتدريب والفريق والأنظمة والإشراف والتقارير.

اطلب دراسة تشغيل

اجعل نقطة التواصل
جاهزة قبل انطلاق الحدث

شاركنا موعد الفعالية وحجم قاعدة البيانات والقنوات المطلوبة، وسنقترح فريقًا وخطة تشغيل تساعدك على تنظيم التسجيل والتأكيد والاستفسارات.

اطلب خطة تشغيل لفعاليتك