من دراسة الاحتياج إلى
تشغيل مركز الاتصال
لا يبدأ مركز الاتصال بتوظيف موظفين فقط. يبدأ بفهم نشاط الشركة، وأسباب تواصل العملاء، وحجم المكالمات والمحادثات، ثم تصميم فريق وإجراءات وأنظمة تتناسب مع طبيعة العمل. تتولى ZONE 4 TEL تنظيم مراحل الإعداد والتدريب والتشغيل، بالتعاون مع فريق العميل.
رحلة إطلاق المشروع
ندرس البيانات المتاحة حول:
عند عدم توفر بيانات سابقة، يتم إعداد تقدير أولي، ثم مراجعته بعد مرحلة التشغيل التجريبي.
المخرجات
نعقد جلسة لفهم:
المخرجات
نحدد النموذج المناسب:
كما نحدد:
المخرجات
نحوّل معلومات الشركة إلى تعليمات واضحة يستطيع فريق مركز الاتصال تنفيذها.
تشمل الإجراءات
المخرجات
يتم تجهيز أو ربط الأنظمة المتفق عليها، مثل:
تعتمد مرحلة الربط على الأنظمة المستخدمة وإمكانية التكامل معها.
يتلقى الفريق تدريبًا على:
قبل التشغيل
يتم اختبار جاهزية الموظفين من خلال محاكاة المكالمات والمواقف المتوقعة.
يتم اختيار الموظفين وفق متطلبات المشروع، مثل:
المخرجات
لا تتوقف الخدمة بعد الإطلاق. نراجع بصورة دورية:
بعد مراجعة نتائج التجربة، يبدأ التشغيل المعتمد.
تبدأ الخدمة ضمن مرحلة تجريبية محددة، بهدف:
تحويل الخطة النظرية إلى نموذج تشغيل واقعي قبل التوسع الكامل.
ما الذي نحتاجه من العميل؟
قبل بدء المشروع، نحتاج إلى الحصول على صورة واضحة ومتكاملة عن الشركة وطبيعة عملها، بما يشمل التعريف بالشركة، والمنتجات والخدمات، والأسعار والعروض المعتمدة، والفروع وساعات العمل، ومعلومات التواصل، والأسئلة المتكررة، وسياسات الحجز أو الطلب والشكاوى والاسترجاع. كما نحتاج إلى تحديد الحالات التي تتطلب تحويل العميل، ومسؤولي التصعيد، والصلاحيات اللازمة للوصول إلى الأنظمة، إلى جانب الهوية اللفظية وأسلوب التواصل المعتمد. كذلك يتم تحديد التقارير المطلوبة، والأهداف الرئيسية، ومؤشرات الأداء التي سيتم الاعتماد عليها لقياس نجاح المشروع.
مسؤوليات ZONE 4 TEL تشمل مسؤولياتنا:
مسؤوليات العميل
لضمان نجاح التشغيل يكون العميل مسؤولًا عن:
التقارير.
كم يستغرق بدء التشغيل؟
تختلف مدة التجهيز حسب:
لنصمم نموذج التشغيل
المناسب لشركتك
أرسل لنا معلومات نشاطك وحجم التواصل المتوقع، وسيقوم فريقنا بدراسة الاحتياج واقتراح الفريق والإجراءات والأنظمة المناسبة.
